Conformité RGPD et accord de traitement des données
Dernière mise à jour : 1er novembre 2026
Ce document précise les engagements de AXELITES SARL lorsqu’elle traite, pour le compte de ses Clients, les données des acheteurs qui échangent avec le chatbot Conseilo. Il complète les conditions générales et vaut accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD.
1. Rôles des parties
Le Client (la boutique) est responsable du traitement des données de ses acheteurs. AXELITES SARL agit comme sous-traitant et ne traite ces données que sur instruction documentée du Client, telle que résultant de la configuration du Service.
2. Nature et finalités du traitement
- Données traitées : identité et coordonnées de l’acheteur, numéro et contenu des commandes, adresses de livraison, historique des conversations, métadonnées techniques (horodatage, canal).
- Finalités : répondre aux demandes de service client (suivi, retours, remboursements, questions produits), transférer les conversations à l’équipe du Client, produire des statistiques agrégées pour le Client.
- Durée : les conversations sont conservées 12 mois par défaut (paramétrable par le Client entre 30 jours et 24 mois), puis supprimées ou anonymisées.
3. Hébergement et localisation
Les données sont hébergées et traitées dans des centres de données situés dans l’Union européenne. Tout transfert hors UE vers un sous-traitant ultérieur est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
4. Sous-traitants ultérieurs
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| [Vercel Inc.] | Hébergement de l’application | [UE / États-Unis, CCT] |
| [Fournisseur de base de données] | Stockage des données | [UE] |
| [Fournisseur de modèles d’IA] | Génération des réponses (sans entraînement sur les données) | [UE / États-Unis, CCT] |
| [Prestataire d’e-mailing] | Envoi des notifications et transferts | [UE] |
Le Client est informé par e-mail de tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur au moins 30 jours avant, et peut s’y opposer pour motif légitime.
5. Sécurité
- Chiffrement des données en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256) ;
- Contrôle d’accès par rôle, authentification forte pour les accès administrateurs ;
- Journalisation des accès et des opérations sensibles ;
- Sauvegardes quotidiennes chiffrées, plan de reprise d’activité testé ;
- Cloisonnement des données entre Clients ;
- Sensibilisation du personnel et engagement de confidentialité.
6. Violation de données
AXELITES SARL notifie le Client de toute violation de données personnelles dans les 48 heures suivant sa découverte, en fournissant les informations nécessaires à la notification à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées.
7. Assistance au responsable de traitement
AXELITES SARL assiste le Client dans la réponse aux demandes d’exercice de droits des acheteurs (accès, effacement, portabilité) grâce aux fonctions d’export et de suppression du tableau de bord, ainsi que dans la réalisation d’analyses d’impact lorsque celles-ci sont requises.
8. Fin du contrat
À l’expiration de l’abonnement, le Client peut exporter l’ensemble de ses données pendant 30 jours. Passé ce délai, les données sont supprimées de nos systèmes de production, puis des sauvegardes dans un délai maximal de 90 jours.
9. Audit
AXELITES SARL met à disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations et permet, une fois par an et sous réserve d’un préavis de 30 jours, un audit par le Client ou un tiers indépendant mandaté, dans le respect de la confidentialité des autres Clients.
10. Contact
Délégué à la protection des données : [Prénom Nom ou « le délégué à la protection des données »] — contact@axelites.com.